เพื่อทำให้สามารถควบคุม สั่งการ และประเมินผลงานด้านเครื่องจักรกลให้มีประสิทธิภาพ จำเป็นจะต้องมีการเก็บประวัติของเครื่องจักรกลที่ละเอียดถูกต้อง และสมํ่าเสมอ ประวัติ ของเครื่องจักรกลที่จำเป็นสามารถจำแนกออกเป็น 4 ประเภทคือ
1. ข้อมูลจำเพาะของเครื่องจักรกล ซึ่งควรจะประกอบด้วยรายละเอียดคือประเภท ชนิด และขนาดของเครื่องจักรกล บริษัทผู้ผลิต หมายเลขของเครื่องจักรกล บริษัทผู้แทนจำหน่าย บริษัทผู้ผลิตรุ่น และหมายเลขของชิ้นส่วนที่สำคัญ ๆ เช่น เครื่องยนต์ ห้องเกียร์ เป็นต้น วันที่ได้รับ และหมายเลขของชิ้นส่วนที่สึกหรอเร็ว ซึ่งโดยทั่วไปจะบันทึกลงในแบบฟอร์มตามตัวอย่างที่ 14.5
2. ประวัติการใช้เครื่องจักรกล โดยทั่วไปจะแสดงถึงการใช้เครื่องจักรกลแต่ละวัน จะประกอบด้วยรายละเอียดของจำนวนชั่วโมงที่ใช้งาน นํ้ามันเชื้อเพลิงและหล่อลื่นที่ใช้และประเภทของงานที่ทำ ซึ่งจะมีรายละเอียดตามแบบฟอร์มตัวอย่างที่ 14.6
3. ประวัติการบำรุงรักษาเครื่องจักรกล ซึ่งควรจะประกอบด้วยรายการที่ทำการบำรุงรักษา รายการอะไหล่และวัสดุที่ใช้ในการบำรุงรักษา ระยะเวลาที่ทำการบำรุงรักษา ผู้ทำการบำรุงรักษา โดยทั่วไปจะมีรายละเอียดตามแบบฟอร์มตัวอย่างที่ 14.7
4. ประวัติการซ่อมเครื่องจักรกล ก็จะประกอบด้วยรายการที่ทำการซ่อม รายการ อะไหล่และวัสดุที่ใช้ ระยะเวลาที่ทำการซ่อม ผู้ทำการซ่อม สาเหตุการขัดข้องและข้อแนะนำ การแก้ไข โดยทั่วไปจะมีรายละเอียดตามแบบฟอร์มตัวอย่างที่ 14.8
